Sin duda una de las herramientas más utilizadas - además del Excel - en la gestión de proyectos es la Carta Gantt. Me sorprende, eso sí, la cantidad de profesionales de cierto nivel que no la manejan.
Más allá de los detalles técnicos y funcionales de esta herramienta u otras similares, una de las cosas que más me ha llamado la atención en estos años es la capacidad de algunos profesionales para "manejar el tiempo" de una manera sorprendente.
Como el cliente siempre tiene la razón, incluso sobre el tiempo, se generan propuestas técnicas complementadas por una muy contundente Carta Gantt con tareas y plazos magistrales, todo de acuerdo a lo que el cliente quiere. Total, una vez adjudicado el proyecto "en el camino se arregla la carga". Para que nadie se ofenda, esto ocurre en un mundo paralelo muuuuy ajeno al nuestro.
La eterna pelea entre las áreas Comerciales y las de Proyecto (tema que abordaré en otro posteo) es el foco. Mientras la primera se enfoca en el volumen de ventas, posicionamiento y marketshare, la segunda lo hace en la calidad del producto o servicio que se quiere entregar. Si bien ambos focos son complementarios y necesarios, hace que se manejen lenguajes distintos y por tanto se generen distintas interpretaciones de cómo abordar una solución.
Un ejemplo clásico de lo expuesto en el párrafo anterior es la generación de la carta Gantt para un proyecto de implantación de una solución. Si bien es el área de TI la encargada de generar las actividades y tareas que técnicamente son las adecuadas para enfrentar el proyecto, a la hora de fijar los plazos el tema cambia ... ¿15 días hábiles para el levantamiento inicial? ¿tanto? ... ¿y si son 8, total ya los conocemos y podemos pedirle a ellos la información? ...
Mientras el área de TI propone 3 meses para la implantación total y entrada en producción, el área Comercial ya se ha comprometido a 1,5 meses con el cliente. Además las Bases de Licitación establecían dicho plazo. ¿Suena familiar? Entonces comienza lo que se ha denominado el "ajuste" de la Gantt, que no es otra cosa que disminuir los tiempos por algún factor asociado al sentido común o a las exigencias del cliente. Aparecen tareas en tiempos cero, se elimina la secuencialidad y aparece el paralelismo, los pre-requisitos desaparecen y al final se obtiene lo que se quiere y no lo que realmente se puede.
Entonces cobra sentido que "el papel aguanta todo", aunque en este caso sea papel electrónico. Creo que lo ideal es enemigo de lo bueno. ¿De qué sirve un producto técnicamente perfecto y funcionalmente exquisito si nadie lo compra? Para generar una buena carta Gantt hay que hacer un balance entre lo que técnicamente se debe hacer y plazos que sean comercialmente competitivos. No es factible establecer un plazo de proyecto que exceda en demasía las espectativas del cliente o que supere el promedio de la competencia, como tampoco es viable hacer vista gorda y dejar tareas con duración ínfima que en la práctica no es físicamente posible de cumplir.
He pasado gran parte de mi vida profesional justo en el límite de estos dos mundos, una especie de limbo entre lo comercial y lo técnico. La Carta Gantt debe reflejar precisión, acertividad, sentido común, factibilidad y competitividad.
La experiencia alimenta la acertividad, y muchas veces se pueden simplificar tareas con un conocimiento mejor del cliente y su problemática. Desconozco cuál será la mezcla perfecta para generar una buena Carta Gantt, pero lo que sí se es que no puede tener plazos "ideales" y que al menos debe ser físicamente posible de cumplir.
¿Cuál ha sido su experiencia al respecto?
Saludos.
Muchas veces como planteas es dificil el mantener la palabra comprometida en lo referente a los plazos, claro que siempre habra una dicotomia sobre que es mas importante, porque el hecho de diseñar una carta gantt muy bien hechita, no te asegura exito en el proyecto, solo define actividades y plazos de las mismas. El problema radica en que las empresas son negocios, como tales necesitan generar dinero, y cada dia que el proyecto se demore se asocia a perdida de dinero. Es algo muy sabido que cuando menos tiempo dispones el nivel de eficiencia y eficacia de las personas aumenta, es ese relajo asociado cuando uno considera que tiempo tiene, y que cuando ya no lo tienes a mano se resume en noches con pocas horas de sueño y con el nacimiento de alguna ulsera gastrica por la tension. No creo que exista una manera de que ambas lineas trabajen sin tener estas diferencias, lo que si creo es que siempre se buscara el mal menor, y en tratar de encontrar un punto medio entre ambos objetivos
ResponderBorrarSuponiendo que las tareas programadas son las adecuadas, en general el área técnica u operativa a cargo de realizar dichas tareas siempre pone plazos "con el tejo pasado", por si acaso, lo cual me parece adecuado pero de forma prudente y basado en la experiencia. Por otro lado, el área comercial por dafault siempre tratará de reducir los plazos al mínimo, lo cual también me parece razonable en al medida que los plazos finales que se reflejen sean factibles de alcanzar siendo "eficientes".
ResponderBorrarEl problema está cuando no se tiene conciencia de ello y se definen compromisos en plazos irrealizables o con una holgura que te deja fuera de mercado.
Dos puntos:
ResponderBorrar1.- Básicamente esta diferencia (plazo real vs. aspiraciones) se determina por las expectativas que el vendedor logra determinar en el cliente (interno-externo, etc.). Como su último (y léase la palabra “ultimo” literalmente) objetivo es realizar la venta, logrará (de algún modo, le va el bono en ello) incluir estas expectativas en el producto que esta vendiendo.
Si el producto es un bien terminado, las diferencias entre las expectativas vendidas y la realidad pondrán caer en el rango [vulgar engaño-pequeños detalles de fabricación], pero cuando se trata de un servicio el asunto se transforma en un tema de relaciones profesionales, puesto que el ejecutor (área de proyectos, fabricante, constructor, etc.) deberá evaluar lo vendido, transformándose en el obstáculo para la venta (si realmente objetivo de este último es cumplir algún estándar de calidad).
El vendedor atesora los ejecutores voluntariosos (normalmente llamados con diminutivos, Juanito, Marito, etc.). Estos personajes no usan carta Gantt (u otro sistema de planificación), simplemente se lanzan a cubrir las expectativas del vendedor a base de heroísmo, talento, genialidad u otra cualidad que los haga especiales al los ojos de la venta. Pero los actuales ejecutores (al parecer, esa es la tendencia) racionalizan lo vendido a través de métodos de evaluación de costos y planificación de tiempos.
Por eso los vendedores detestan la famosa carta Gantt, de hecho es una de las dos palabras que mas detestan, la otra es: Business Case.
2.- Una carta Gantt no garantiza el éxito del proyecto, simplemente anticipa el resultado de este en la medida que el planificador conozca las variables que afectan el entorno (cumplimento de proveedores, influencia política, grado de independencia de las decisiones, etc.). Cuando una Gantt concuerda con el resultado del proyecto simplemente significa, nada más y nada menos, que el planificador conoce muy bien el nivel de influencia de las variables de entorno del proyecto (además de que supo defender su posición ante las exigencias de los vendedores).
Disculpa lo breve