Carta Gantt: El papel aguanta todo

Sin duda una de las herramientas más utilizadas - además del Excel - en la gestión de proyectos es la Carta Gantt. Me sorprende, eso sí, la cantidad de profesionales de cierto nivel que no la manejan.

Más allá de los detalles técnicos y funcionales de esta herramienta u otras similares, una de las cosas que más me ha llamado la atención en estos años es la capacidad de algunos profesionales para "manejar el tiempo" de una manera sorprendente.

Como el cliente siempre tiene la razón, incluso sobre el tiempo, se generan propuestas técnicas complementadas por una muy contundente Carta Gantt con tareas y plazos magistrales, todo de acuerdo a lo que el cliente quiere. Total, una vez adjudicado el proyecto "en el camino se arregla la carga". Para que nadie se ofenda, esto ocurre en un mundo paralelo muuuuy ajeno al nuestro.

La eterna pelea entre las áreas Comerciales y las de Proyecto (tema que abordaré en otro posteo) es el foco. Mientras la primera se enfoca en el volumen de ventas, posicionamiento y marketshare, la segunda lo hace en la calidad del producto o servicio que se quiere entregar. Si bien ambos focos son complementarios y necesarios, hace que se manejen lenguajes distintos y por tanto se generen distintas interpretaciones de cómo abordar una solución.

Un ejemplo clásico de lo expuesto en el párrafo anterior es la generación de la carta Gantt para un proyecto de implantación de una solución. Si bien es el área de TI la encargada de generar las actividades y tareas que técnicamente son las adecuadas para enfrentar el proyecto, a la hora de fijar los plazos el tema cambia ... ¿15 días hábiles para el levantamiento inicial? ¿tanto? ... ¿y si son 8, total ya los conocemos y podemos pedirle a ellos la información? ...

Mientras el área de TI propone 3 meses para la implantación total y entrada en producción, el área Comercial ya se ha comprometido a 1,5 meses con el cliente. Además las Bases de Licitación establecían dicho plazo. ¿Suena familiar? Entonces comienza lo que se ha denominado el "ajuste" de la Gantt, que no es otra cosa que disminuir los tiempos por algún factor asociado al sentido común o a las exigencias del cliente. Aparecen tareas en tiempos cero, se elimina la secuencialidad y aparece el paralelismo, los pre-requisitos desaparecen y al final se obtiene lo que se quiere y no lo que realmente se puede.

Entonces cobra sentido que "el papel aguanta todo", aunque en este caso sea papel electrónico. Creo que lo ideal es enemigo de lo bueno. ¿De qué sirve un producto técnicamente perfecto y funcionalmente exquisito si nadie lo compra? Para generar una buena carta Gantt hay que hacer un balance entre lo que técnicamente se debe hacer y plazos que sean comercialmente competitivos. No es factible establecer un plazo de proyecto que exceda en demasía las espectativas del cliente o que supere el promedio de la competencia, como tampoco es viable hacer vista gorda y dejar tareas con duración ínfima que en la práctica no es físicamente posible de cumplir.

He pasado gran parte de mi vida profesional justo en el límite de estos dos mundos, una especie de limbo entre lo comercial y lo técnico. La Carta Gantt debe reflejar precisión, acertividad, sentido común, factibilidad y competitividad.

La experiencia alimenta la acertividad, y muchas veces se pueden simplificar tareas con un conocimiento mejor del cliente y su problemática. Desconozco cuál será la mezcla perfecta para generar una buena Carta Gantt, pero lo que sí se es que no puede tener plazos "ideales" y que al menos debe ser físicamente posible de cumplir.

¿Cuál ha sido su experiencia al respecto?

Saludos.

Re-encuentro

Hola a todos, me estoy re-encontrando con muchas de las cosas que dejé botada en algún minuto, como este blog de proyectos.
Espero ahora sí retomar para plantear mis pensamientos y vivencias en temas relacionados.
Saludos a todos.